La creación de las unidades de organización y métodos se vincula por una parte, a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a racionalizar y hacer mas eficiente cuyos antecedentes que remontan a 1821.
Fecha de la aparición del estado mexicano y de la era moderna, y por otra parte, al establecimiento del proceso de modernización administrativa que se inicia en 1965. La evolución que ha seguido , se puede dividir en dos faces importantes: esta primera fase abarca el periodo de 1917 a 1964, que se inicia con la creación de los departamentos administrativos y termina con la instalación de las unidades de organización y métodos en toda la administración.
Este período se caracteriza por la confusión y el parcialismo, porque se ligo la función de mejoramiento administrativo , ya que estos se encargan de racionalizar el aprovechamiento de los recursos. La segunda fase, es, a partir de 1965, en donde se dedican a modernizar la administración e introducen las técnicas administrativas experimentales en el sector privado y consolidan su acción de revisión permanente tanto de la estructura como de funcionamiento.
Máximos exponentes de Organización y Métodos
Tres grandes personajes que han marcado la administración y que han creado grandes aportaciones a la misma, son Frederick W. Taylor, Henri Fayol y Elton Mayo, cada uno de ellos ha aportado sus principios, y modelos sobre la administración.
Procedimientos Administrativos
El procedimiento administrativo consiste en el conjunto de formalidades y trámites que debe observar la Administración Pública para emitir sus decretos, disposiciones o resoluciones. En otras palabras, es la vía, el camino, que ha de seguir la Administración para llegar a su fin: el acto administrativo.
Orígenes de Procedimientos Administrativos
La Exposición de Motivos de la primera ley de procedimiento administrativo, de 1889, ya expresaba la necesidad de que la función administrativa se canalizara a través de un procedimiento, de la misma forma que el Poder Judicial (proceso) y el Legislativo (procedimiento) disponían de los suyos.
Manuales de Procedimientos
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas.
Orígenes de Manuales de Procedimientos
Los Manuales Administrativos tienen su origen durante la Segunda Guerra Mundial, en donde por la escasez y urgencia de personal adiestrado, fue necesario preparar a éste mediante manuales. En épocas de vida más sencilla, era importante la buena Administración, hoy en
día es fundamental. Ni aún para países avanzados, con una larga historia de
progreso administrativo, ha sido fácil el desempeño, ni puede considerarse nunca
terminado.
Eficacia
La eficacia es cumplir con los objetivos propuestos. Tiene que ver con la habilidad o capacidad de hacer algo, pero no cómo se hace.
Eficiencia
La eficiencia es la productividad, que mide la rapidez con que alguien pueda hacer una tarea. Tiene que ver mucho con el concepto de “ser eficiente”, es decir producir lo mismo con menos recursos.
Características de la Eficacia y la Eficiencia
Diferencia entre Eficacia y Eficiencia
La diferencia entre eficacia y eficiencia radica en que la eficacia tiene que ver con el cumplimiento de los objetivos, es decir cuando una empresa logra sus objetivos planificados se dice que es eficaz.
Por otro lado una empresa puede ser eficiente en la medida en que cumpla con los objetivos con la menor cantidad de recursos, esto quiere decir que una empresa puede ser eficaz pero no eficiente. No cabe duda que estos dos términos tienen que ver directamente con la productividad, ya que si una compañía que es eficaz en su planificación y eficiente en sus procesos se dice productiva. Las empresas realmente productivas son muy pocas y generalmente son compañías de prestigio que han llevado el tema a niveles muy altos, donde la productividad, la eficacia y la eficiencia son temas inculcados culturalmente en todo nivel organizacional.
Reingenería de Procesos
La reingeniería es un enfoque administrativo de gran aceptación entre las empresas en la actualidad, el cual consiste en admistrar los procesos en vez de las funciones, rediseñando los procesos de la organización en vez de introducir pequeños cambios para llevar a cabo una mejora continua.
“La reingeniería de procesos es, por definición, el método mediante el cuál una organización puede lograr un cambio radical de rendimiento medido por el costo, tiempo de ciclo, servicio y calidad, por medio de la aplicación de varias herramientas y técnicas enfocadas en el negocio, orientadas hacia el cliente, en lugar de una serie de funciones organizacionales, Todas las personas deben entender las metas finales, la manera de alcanzarlas y los indicadores que medirán el éxito”.
Diseño de formularios
Un formulario es una forma de presentación en la que se puede definir la posición o disposición de los datos visualizados en pantalla, además de introducir o editar la información de una manera más cómoda y sencilla.
Normas IRAM
IRAM es el Instituto Argentino de Normalización y Certificación.
Es una asociación civil sin fines de lucro, que fue fundada en el año 1935 por representantes de los diversos sectores de la economía, del Gobierno y de las instituciones científico-técnicas. Los impulsaba el interés de que nuestro país contara con una institución técnica, independiente y representativa, una organización idónea para desarrollar las normas que requería una nación en pleno crecimiento.
Las actividades del IRAM podrían englobarse dentro de cuatro apartados básicos: Normalización, Certificación, Capacitación y Documentación.
En el campo de la normalización, IRAM es el único representante argentino ante las organizaciones regionales de normalización, como la Asociación Mercosur de Normalización (AMN) y la Comisión Panamericana de Normas Técnicas (COPANT), y ante las organizaciones internacionales: International Organization for Standardization (ISO) e International Electrontechnical Comission (IEC), en este caso, en conjunto con la Asociación Electrotécnica Argentina (AEA).
Normas Norven
La marca NORVEN es el sello oficial de calidad del Estado venezolano que FONDONORMA otorga a los productos que cumplen con las especificaciones técnicas establecidas en una norma Venezolana COVENIN (Comisión Venezolana de Normas Industriales) y han sido fabricados bajo estrictos sistemas de aseguramientos de la calidad.
COVENIN: La Comisión Venezolana de Normas Industriales es el organismo encargado de programar y coordinar las actividades de normalización y calidad en el país.
Para llevar a cabo el trabajo de elaboración de normas, la COVENIN constituye comités y comisiones técnicas de normalización, donde participan comisiones gubernamentales y, no gubernamentales relacionadas con un área específica.
ISO 9001
ISO por sus siglas en inglés, International Standard Organization, es un organismo independiente, no gubernamental que reúne actualmente a 162 miembros de distintos países alrededor del mundo.
La Organización Internacional para la Normalización (ISO), determina los requisitos para un Sistema de Gestión de la Calidad, que pueden utilizarse para su aplicación interna por las organizaciones, sin importar si el producto o servicio lo brinda una organización pública o empresa privadas, cualquiera que sea su tamaño, para su certificación o con fines contractuales y actuales.
Responsabilidades del Área o Dpto. de Organización y Métodos
- Estudiar y analizar permanentemente la estructura y funcionamiento de los distintos departamentos de la empresa.
- Elaborar propuestas que permitan mejorar los procesos basándose en una investigación previa de factibilidad y legalidad jurídica.
- Divulgar y dar entrenamiento al personal involucrado sobre las mejoras realizadas en los procedimientos.
- Conocer las técnicas más actuales para la mejora de los métodos que se utilizan en la organización.
Analista de Organización y Métodos
Funciones
1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la organización. Esto implica que efectuar varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura por medio de gráficos como: organigramas, diagramas y/o flujos.
2. Verificar que la estructura de la organización beneficia las actividades que desarrolla por medio de la identificación de los procesos que se ejecutan en la empresa
3. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades realizadas como un medio de control, a fin de considerar posibles mejoras.
4. Estudiar, proponer e implantar sistemas que permitan desarrollar con mayor eficacia y eficiencia las actividades de los trabajadores.
5. Asesorar a la organización y sus unidades en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo (esto implica saber de RRHH, contabilidad, producción, calidad y un sin fin de cosas más).
6. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.
Responsabilidades
- Efectuar relevamientos dentro de la organización a fin de obtener la información buscada a través de entrevistas, cuestionarios, estudio de documentación, etc.ç
- Obtener antecedentes documentales de la situación existente.
- Buscar y hallar soluciones lógicas a los problemas de Organización y procedimientos que puedan existir en la empresa en estudio.
- Efectuar el análisis de la documentación sostén de la situación analizada.
- Confeccionar cursogramas de los circuitos usuales y proponer mejoras.
- Analizar y diagnosticar de la situación existente y confeccionar propuesta.
- Capacitar y colaborar con los usuarios en la implementación del sistema.
Árbol de problemas
